「Teamsでハイブリッド会議をしたいけれど、発表者ごとにパソコンをつなぎ替えて画面共有するのは不安」——そんなお悩みはありませんか。
先日、名古屋駅前の「ウインクあいち（愛知県産業労働センター）」11階の中会議室にて、Microsoft Teamsを使ったハイブリッド会議の配信をサポートいたしました。会場に約40名、オンラインで約40名が参加する会議で、ご依頼は東京のイベント運営会社様からいただきました。
講演2本と意見交換、連絡事項という約2時間の構成で、オンライン参加者にも会場と同じように資料と発言が届くことが求められました。今回の事例をご紹介します。
1. 配信の概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 形式 | ハイブリッド会議（会場参加＋オンライン参加） |
| 配信媒体 | Microsoft Teams |
| 参加者数 | 会場 約40名／オンライン 約40名 |
| 会場レイアウト | コの字型の会議形式、演台とスクリーンあり |
| 機材 | 固定カメラ2台（全体用・登壇者用）、有線マイク5本、スピーカー2台、HDMI切替器・分配器・キャプチャー（すべて弊社持ち込み） |
| スタッフ | 2名 |
| 会場 | ウインクあいち 11階 中会議室（名古屋市中村区） |
| 収録 | あり（Teams上での録画に加え、弊社機材でもバックアップ収録） |
参加者が向かい合って話すコの字型の会議で、演台での講演と、席からの発言の両方がある進行でした。
2. この現場のポイント
① 発表者がTeamsに入らなくても資料をオンラインに届ける
今回、主催者様からは「発表者にはTeamsに参加してもらわず、資料送りだけに集中してほしい」というご要望がありました。
そこで、発表者ごとに差し替えるパソコンの映像をHDMI切替器で1つにまとめ、分配器で2つに分けて、一方を会場のプロジェクターへ、もう一方をキャプチャー機器経由で配信用パソコンに取り込み、Teamsに表示する仕組みを組みました。
発表者は普段どおりパソコンをつないでスライドを送るだけ。Teamsへのログインや画面共有の操作が一切いらないため、発表者の交代もスムーズで、「共有する画面を間違える」といったトラブルも起きません。
② マイクとスピーカーを持ち込み、会場とオンラインに同じ音を届ける
ハイブリッド会議でつまずきやすいのが音です。会場のスピーカーから出す音と、Teamsに送る音を別々に扱うと、「会場では聞こえるのにオンラインでは聞こえない」「オンラインの声が会場に響かない」といったズレが起きがちです。
今回は会場の設備には頼らず、有線マイク5本とスピーカー2台を弊社で持ち込みました。すべてのマイクを弊社のミキサーに集め、そこから会場のスピーカーとTeamsの両方へ音を送ることで、会場とオンラインで同じ音を聞ける状態をつくりました。音量の調整も1か所でできるため、発言者が変わっても聞きやすさを保てます。
また、マイクやスピーカーを会場から借りると、その分のレンタル費用が会場利用料とは別にかかります。今回は弊社の機材を使ったため、お客様は会場に支払う音響機材のレンタル費用を抑えることができました。
会場ごとに設備の種類や使い勝手は異なりますが、音響を一式持ち込めば、どの会議室でも同じ品質で配信できます。
③ コの字型の会議を、2台の固定カメラで伝える
コの字型のレイアウトでは、発言者があちこちに座っているため、1台のカメラでは会場の様子が伝わりにくくなります。今回は会場全体を映すカメラと、演台の登壇者を映すカメラの2台を固定で設置し、講演中は登壇者、意見交換のときは会場全体、と場面に合わせて切り替えました。オンラインの参加者にも、会場で誰が話しているかが伝わるよう配慮しました。
3. ウインクあいちでの下見と事前打ち合わせ
今回のご担当者様は東京の会社で、下見のために名古屋まで来ていただくのは難しい状況でした。そこで弊社がウインクあいちと直接やり取りし、本番の約1週間前に弊社スタッフだけで会場へ伺って、仮設営と配線の確認を済ませました。
この下見はプランの範囲内で行い、追加の費用はいただいていません。ご担当者様は東京にいながら、会場の確認を弊社にお任せいただけました。
- 会議室の広さや柱の位置を確認し、カメラと配信機材の置き場所を決定
- 持ち込むマイクとスピーカーを仮に置いて、電源の位置や配線の取り回しを確認
- 事前にオンライン打ち合わせを行い、資料の映し方やTeamsの権限、当日の集合時間をすり合わせ
Teamsの「共同開催者」は、原則として主催者と同じ組織のアカウントにしか設定できません。こうした仕様上の制約も事前に確認し、主催者様のアカウントで会議と録画を行い、弊社は配信用の参加者として入る形に整理しました。
当日は開始の3時間前に集合し、落ち着いて本番を迎えることができました。
4. Teamsでのハイブリッド会議をお考えの皆様へ
- 「社内の決まりでTeamsを使う必要がある」
- 「発表者が何人もいて、パソコンのつなぎ替えが心配」
- 「東京や大阪から名古屋の会場で会議を開くので、下見のために現地へ行けない」
こうしたお悩みをお持ちのご担当者様も、ぜひご相談ください。TeamsやZoom、Webexなど、ご指定のツールに合わせて配信の仕組みを組み立てます。遠方からのご依頼でも、会場とのやり取りから下見まで、弊社が現地で対応いたします。下見はプランの範囲内で行いますので、追加の費用はかかりません。
【会場情報】 ウインクあいち（愛知県産業労働センター）11階 中会議室
愛知県名古屋市中村区名駅4-4-38（名古屋駅から徒歩約5分）
※この記事は実際に行った実績をもとに一部改変して公開しています。